7 Cara Mengurus Masa Kerja di Pejabat supaya tidak terbuang
Terlalu banyak yang perlu dilakukan dalam sehari sehingga anda terpaksa bekerja lebih masa (lagi)? Cuba hentikan kerja anda sebentar, dan fikirkan apa yang menyebabkannya? Dalam kebanyakan kes, bekerja lebih masa sehingga tengah malam berakar di dalam pengurusan masa kerja yang tidak berkesan. Datang, memperbaiki cara anda menguruskan masa kerja di pejabat untuk menjadi lebih produktif dan terfokus, tetapi tetap santai.
Pelbagai cara untuk menguruskan masa kerja di pejabat
1. Buat senarai pelan kerja
Anda adalah jenis orang yang suka bekerja pekerjaan ganjil atau melompat dari satu tugas ke yang lain? Fokus otak cawangan sebenarnya akan memperlahankan cara anda bekerja.
Oleh itu, sediakan senarai rancangan untuk perkara-perkara yang perlu anda lakukan pada hari itu malam sebelum atau pada waktu ketibaan di pejabat. Mempunyai pelan dan persiapan sebelum memulakan kerja dapat membantu anda tetap fokus dan produktif sehingga waktu kerja anda di kantor juga efektif.
Sekarang teknologi telah memudahkan anda untuk melakukan segala-galanya. Anda boleh menggunakan aplikasi ini peringatan di telefon bimbit untuk membantu mengingatkan anda tentang apa yang perlu anda lakukan dalam masa terdekat. Jika perlu, anda juga boleh mengatur pelan jangka panjang untuk beberapa bulan atau bahkan setahun. Selepas anda membuat rancangan, pastikan anda tidak hanya mengklik dan menyimpannya.
2. Buat skala keutamaan
Selepas membuat pelan kerja, sudah tiba masanya untuk anda menetapkan keutamaan. Susun kerja anda bermula daripada melakukan tugas-tugas penting dan mesti diselesaikan secepat mungkin, untuk perkara lain yang lebih remeh dan boleh diketepikan buat sementara waktu. Dengan cara ini, kerja anda menjadi lebih tersusun dan berkesan.
Di samping itu, membuat keutamaan juga mengurangkan peluang untuk menunda kerja kerana anda tahu anda perlu menyelesaikan satu tugas sebelum beralih ke seterusnya.
Abaikan semua gangguan sehingga kerja yang sedang dalam keutamaan anda selesai sepenuhnya.
3. Tentukan had masa kerja bagi setiap "projek"
Berikan had masa untuk setiap tugas yang perlu anda lakukan dan selesaikan pada hari itu. Sebagai contoh, 2 jam untuk menyediakan pelan belanjawan atau 1 jam untuk menulis satu artikel. Cobalah untuk menyelesaikan tugas dalam tempoh waktu itu, yang juga termasuk peluang untuk menilai hasil kerja Anda.
Menentukan tarikh akhir untuk setiap tugas membantu anda menjadi lebih bertanggungjawab terhadap kerja. Hasil kerja anda dijamin memiliki kualiti sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh kepemimpinan anda.
Ingat, mengabaikan tarikh akhir hanya akan membuat kerja anda lebih menumpuk, yang seterusnya menyebabkan masa kerja anda kurang optimum.
4. Jangan multitasking
Adakah anda jenis orang yang suka multitasking? Walaupun ia seolah-olah melakukan banyak perkara pada masa yang sama ia dapat menyelesaikan dengan lebih cepat, apa yang sebenarnya berlaku adalah sebaliknya, anda tahu!
Multitasking tidak berkesan dan cekap. Melakukan banyak perkara pada satu masa pada masa yang sama hanya akan membahagi fokus anda. Akibatnya, kerja anda mungkin tidak optimum walaupun anda dapat menyelesaikannya tepat waktu.
Pada asasnya, otak akan berfungsi dengan lebih baik apabila anda benar-benar dapat memberi tumpuan dan menumpukan pada satu perkara. Oleh itu, tumpukan tenaga dan minda anda pada satu tugas utama supaya hasilnya menjadi lebih optimum.
5. Berikan kerja yang penting kepada orang lain
Bagi anda yang perfeksionis, memberikan tanggungjawab untuk kerja yang tidak penting walaupun kepada orang lain boleh mencetuskan tekanan dan kebimbangan. Hakikatnya, tanpa mengira sejauh mana anda melakukan sesuatu, anda tidak dapat melakukannya.
Sering kali ramai orang memaksa diri untuk mengambil lebih banyak pekerjaan kerana kami mengandaikan bahawa mereka boleh menyelesaikan segala-galanya. Inilah yang menjadikan masa, minda dan tenaga anda disalurkan untuk berfungsi. Malah, kerja yang anda lakukan juga bukan keutamaan.
Penyelesaiannya, fikirkan untuk mendelegasikan kerja tambahan anda kepada orang lain yang berkompeten dalam bidang mereka. Dengan cara ini, daftar senarai tugasan apa yang anda buat masih berjalan lancar.
6. Mengambil kesempatan daripada masa rehat anda
Di luar jadual kerja yang sibuk, jangan lupa untuk mengambil kesempatan daripada masa rehat selama beberapa minit. Memaksa diri untuk melakukan pekerjaan seterusnya sebenarnya akan menghasilkan hasil yang maksimum. Ingat, minda dan tenaga anda memerlukan 'penyegaran' sebelum akhirnya bertempur lagi dengan kerja seterusnya.
Terdapat banyak perkara yang boleh anda lakukan. Bermula dari meregangkan otot badan yang sengit, berjalan di taman, atau tidur.
7. Ganti sendiri
Apabila anda mencapai sesuatu, meraikannya! Bagaimana untuk meraikan, terpulang kepada anda. Walau bagaimanapun, pastikan ia sihat, tidak berlebihan, dan anda benar-benar menikmatinya. Contohnya dengan menonton wayang atau rekreasi di taman. Jangan merayakan dengan mabuk, kerana mabuk pada keesokan harinya boleh merosakkan produktiviti kerja anda.
Kemahiran pengurusan masa kerja boleh memudahkan anda di pejabat. Setiap orang mungkin mempunyai cara untuk menetapkan masa yang berlainan, kemudian mencari yang paling berkesan dan paling selesa untuk anda memohon secara peribadi.
Juga Baca:
- 3 Masalah Kesihatan Yang Paling Sering Diperhatikan Untuk Pekerja Pejabat
- 6 Cara Menangani Stres di Pejabat Untuk Tetap Produktif dan Antusias
- 6 Kegiatan yang Menarik yang Dapat Anda Lakukan di Pejabat untuk Mengurangi Tekanan
